Een participatieplatform kiezen: wat je de leverancier vraagt

Een participatieplatform kies je op wat je van inwoners wil weten, niet op de langste lijst met functies. Wil je ideeën ophalen, inwoners laten stemmen op plannen, of weten wat ze per wijk van een besluit vinden? Dat zijn drie verschillende platforms. Leg daarna elke leverancier dezelfde vragen voor: hoe doen inwoners mee, wie doet het werk, waar staan de gegevens, wat kun je de raad laten zien, en hoe kom je er weer uit. Wie dat vooraf vraagt, voorkomt een platform dat na een jaar leeg staat.

Dit artikel is voor wie een keuze voorbereidt of een aanbesteding schrijft. Het is een lijst met vragen, geen ranglijst van leveranciers.

Eerst het doel: wat je van inwoners wil ophalen

“Participatieplatform” is een verzamelnaam. Achter dat woord zitten tools die heel verschillende dingen doen. Wie begint bij het doel, valt de helft van de markt al af.

Je wil	Wat het platform moet kunnen
ideeën en plannen van inwoners ophalen	inwoners dienen zelf iets in, anderen reageren en steunen het
inwoners laten kiezen tussen projecten	een stemronde met een budget of een vaste lijst
weten wat inwoners per wijk van een plan vinden	korte vragen, een uitslag per wijk of buurt, en een export voor de raad
inwoners informeren en laten reageren op een ontwerp	een projectpagina met documenten en een reactiemogelijkheid

Vaak wil je meer dan één ding. Schrijf dan op welk doel voorgaat. In je participatiebeleid of je participatieverordening staat meestal al wat de gemeente met participatie wil bereiken; daar sluit je keuze op aan.

De VNG verwijst op haar themapagina over digitale democratie naar de Keuzewijzer participatie e-tools 2.0 van Movisie en naar publicaties van Democratie in Actie, zoals de Handreiking Digitale democratie in de praktijk. Ze vervangen de vragen aan de leverancier niet.

Waarom een participatieplatform leeg blijft, en wat je daartegen vraagt

Een platform dat niemand gebruikt, is in een raadsvergadering moeilijk uit te leggen. Binnenlands Bestuur zette in februari 2018 de platforms van een aantal gemeenten op een rij. Bij de meeste kwamen weinig of geen reacties van inwoners. Het blad noemde twee oorzaken: een gebrek aan animo onder inwoners om mee te doen, en bij gemeenten meestal geen overtuiging om de tools ook invloed te laten uitoefenen op de gemeente. Het platform dat wel veel bezoek trok, kostte veel meer dan de andere. Een andere succesfactor zou volgens het artikel kunnen zijn dat daar wel directe invloed is op het gewone democratische proces.

Beide oorzaken kun je vooraf toetsen. Vraag de leverancier:

1. Hoe komt een inwoner binnen? Moet die een account maken, een app installeren of een wachtwoord onthouden? Elke stap kost deelnemers. Vraag of een link of QR-code direct naar de vragen gaat.
2. Werkt het goed op een telefoon? Laat het zien op een gewone smartphone, niet op een groot scherm in de vergaderzaal.
3. Hoe bereik je inwoners opnieuw? Kunnen deelnemers zich aanmelden voor een volgende ronde, en kun je hen dan per wijk of leeftijd benaderen? Zo begin je niet elke keer bij nul.
4. Hoe geef je terugkoppeling? Kun je inwoners laten zien wat er met hun inbreng gebeurde? Zo zien inwoners dat hun inbreng invloed heeft.

De techniek is maar de helft. De andere helft is wat jij doet: de uitslag meenemen in het besluit en dat aan inwoners laten weten. Een platform kan dat makkelijker maken, niet overnemen.

Bereik en toegankelijkheid: wie kan meedoen

Vraag voor wie het platform werkt. Wie het niet kan gebruiken, ontbreekt in je uitslag.

• Leeftijd. Vanaf welke leeftijd kunnen inwoners meedoen? Kan het pas vanaf 16 jaar, dan heb je voor jongere inwoners een andere aanpak nodig.
• Taal. In welke talen kan een inwoner de vragen lezen?
• Digitaal en daarnaast. Kun je de uitkomst van een bewonersavond of gesprekken op straat erbij leggen? Inwoners die geen smartphone of computer gebruiken, bereik je online niet.
• Toegankelijkheid. Gemeenten vallen onder het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. Volgens digitoegankelijk.nl moeten websites en apps van overheidsinstanties voldoen aan WCAG 2.1 op niveau A en AA, en publiceert de instantie een toegankelijkheidsverklaring. Vraag de leverancier hoe het platform zich tot die eisen verhoudt en of er een onderzoek naar is gedaan.

Vraag ook hoe je ziet wie er meedeed. Een platform dat alleen een totaal toont, laat niet zien dat een wijk of een leeftijdsgroep achterblijft. Waarom dat ertoe doet voor wat je de raad kunt zeggen, staat in het artikel over representatief onderzoek onder inwoners.

Gegevens en privacy: de vragen van je FG

Een participatieplatform verwerkt persoonsgegevens van inwoners: een e-mailadres, een postcode, soms een leeftijd, en hun antwoorden. De leverancier doet dat namens de gemeente. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is dan een verwerkersovereenkomst verplicht. Daarin staan onder meer de beveiliging, de subverwerkers en wat er na afloop met de gegevens gebeurt.

Vraag de leverancier:

• Waar staan de gegevens? In welk land, en bij welke hostingpartij.
• Welke subverwerkers zijn er? De AP schrijft dat een verwerker geen subverwerker inschakelt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente. Die toestemming kan ook vooraf in de overeenkomst staan, met de voorwaarden erbij.
• Welke verwerkersovereenkomst tekent de leverancier? Vraag of de leverancier de Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten tekent of een eigen versie voorlegt.
• Wat ziet de gemeente van inwoners? Een lijst met namen en adressen, of alleen aantallen? Hoe minder het dashboard toont, hoe minder persoonsgegevens er bij de gemeente terechtkomen.
• Wat gebeurt er na afloop? Volgens de AP verwijdert de verwerker de gegevens na afloop van de dienst, of bezorgt hij ze terug als de gemeente dat wil, tenzij hij wettelijk verplicht is ze te bewaren.

Betrek je functionaris gegevensbescherming vroeg. Levert de verwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico op, dan is een DPIA verplicht voordat je begint. Heeft je gemeente een FG, dan ben je volgens de AP verplicht om de FG daarbij om advies te vragen.

Werk en rapportage: wie doet wat, en wat krijgt de raad

Een platform kost werk na de aanschaf. Vraag daarom ook wie dat werk doet.

• Wie richt een ronde in? Maak jij de vragen of de pagina, of doet de leverancier dat? Hoe lang duurt het van idee tot een ronde die live staat?
• Wie werft de deelnemers? Levert de leverancier een groep inwoners mee, of werft de gemeente zelf via haar eigen kanalen?
• Wat krijg je eruit? Kun je de uitslag per wijk of buurt zien, en exporteren naar een formaat dat in een raadsinformatiebrief past?
• Kun je eigen gebieden gebruiken? Een project speelt vaak in een deel van een wijk. Vraag of je zelf gebieden kunt samenstellen, naast de indeling in wijken en buurten.

Laat de leverancier een echte uitslag zien, niet alleen het invulscherm. Wat je de raad straks voorlegt, bepaalt of het platform het werk waard was.

De uitgang: open source, leverancier en je gegevens meenemen

Denk bij de keuze al aan het einde. Contracten lopen af, en een volgende aanbesteding kan een andere leverancier opleveren.

Sommige gemeenten kiezen voor open source. Binnenlands Bestuur meldde in augustus 2020 dat Groningse gemeenten samen een open source platform gingen gebruiken, waarbij de broncode openbaar is en gemeenten zelf aanpassingen in het programma kunnen doen. Volgens het artikel kon dat gemeenten minder afhankelijk maken van marktpartijen. Daar staat tegenover dat iemand het platform moet hosten, onderhouden en inrichten.

Kies je een leverancier, vraag dan:

1. Hoe krijg je je gegevens terug? In welk formaat, en ook de uitslagen van afgeronde rondes?
2. Wat gebeurt er met de deelnemers die zich aanmeldden? Kun je hen meenemen, of begin je bij een overstap opnieuw?
3. Wat kost het per jaar, en wat valt erbuiten? Inrichting, extra gebieden, ondersteuning.

Waar Gemeentepeiler past, en waar niet

Gemeentepeiler is een van de tools waar je naar kunt kijken als je doel de derde rij uit de tabel is: weten wat inwoners per wijk van een plan vinden. Hoe de burgerparticipatie-tools van Gemeentepeiler zich verhouden tot de vragen hierboven:

• Binnenkomen. Een link of QR-code opent de vragen in de browser, zonder installatie. De omgeving draagt het logo en de kleur van de gemeente.
• Opnieuw bereiken. Na een peiling kunnen deelnemers zich aanmelden voor volgende peilingen. Zo bouw je een eigen panel op en bereik je dezelfde inwoners later weer, gericht per gebied en leeftijd. Dat panel begint leeg, en het is geen afspiegeling van de gemeente.
• Rapportage. In het kaart-dashboard staat de uitslag per wijk of buurt op de kaart, ook voor gebieden die je zelf samenstelt. Je exporteert naar Excel, CSV en PDF, en naar PowerPoint met kaartbeeld in beta.
• Gegevens. De gegevens staan in de EU, bij AWS in Frankfurt. Gemeentepeiler tekent de Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten. Het dashboard toont het aantal abonnees, geen lijst met namen of adressen.
• Werk. Jij maakt de vragen, uit een vragenbibliotheek of zelf. Binnen een dag staat je peiling live.

Gemeentepeiler past niet bij elk doel. Het is geen ideeënplatform waar inwoners zelf plannen indienen en op elkaars plannen stemmen, en geen stemronde voor een burgerbegroting. Meedoen kan vanaf 16 jaar, alleen digitaal en in het Nederlands. En een peiling rapporteert over de deelnemers, niet over alle inwoners. Is je doel ideeën ophalen of een stemronde, kies dan een ander platform. Wil je zien hoe het werkt met je eigen vraag, plan dan een demo.